少額研究費：添付資料の版と提出形式を管理する

添付一覧を要項から作る

申請本文、予算、推薦書、在籍・在職証明など、必要なファイルを要項と申請画面から拾います。全員に必要な書類と、自分の条件に該当する場合だけ必要な書類を分けます。前年の提出フォルダをそのまま使うと、不要な旧書類と今年必要な追加書類が混ざります。

ファイル形式、容量、ページ数、署名、提出者を一覧にします。推薦者が直接出す書類は、自分のフォルダにないことだけで未提出と判断せず、提出確認の方法を決めておきます。

最終版の置き場所を一つにする

作業用と提出用のフォルダを分け、提出用には確認済みのものだけを置きます。名称には書類種別と版が分かる情報を付けますが、指定の命名規則がある時はそれに従います。ファイル名を変えるだけでは中身が更新されないので、実際に開いて年度、氏名、金額を確認します。

変換後の見え方を確認する

PDF化や圧縮で表が欠けたり、署名が見えなくなったりすることがあります。元ファイルでなく提出するファイルを開き、全ページがあるか、表の末尾が切れていないかを確認します。必要な文字を読める状態に保ち、容量制限のために判読不能な画像へ縮めないようにします。

差替え後は提出状態を確認する

添付の差替えができるシステムでも、保存だけで提出完了になるとは限りません。差替え後に必要な確定操作と、最終ファイルの表示を確認します。送信後に変更が必要になった場合は、勝手に別ルートで送り直さず公式の訂正方法を確認します。

最終提出したファイルと受付確認を一緒に残します。作業途中の古い版も、どこで変更したか追える範囲で分けて保存しておくと、推薦者や機関への説明が必要になった時に確認できます。