少額研究費の用語集：意味と実務での確認事項

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• 公募確認
  応募資格

  申請できる人や組織の条件。分野だけでなく所属・学年・雇用・居住地等が含まれる。

• 公募確認
  公募年度

  制度の主催者が募集回に付ける年度。研究を実施する年と同じとは限らない。

• 申請
  助成期間

  制度が指定する研究や助成の対象期間。支払期限等とは分けて読む。

• 申請
  学内締切

  所属機関での確認や推薦のために設けられる提出期限。

• 申請
  推薦

  指定された人や機関が申請者・研究について確認し、所定の方法で示す手続き。

• 予算
  対象経費

  助成対象として認められる支出の範囲。

• 予算
  直接経費

  その研究の実施に直接必要な費用として扱う経費。具体的な範囲は制度の定義による。

• 予算
  間接経費

  研究の実施を支える組織管理等の費用として扱われるもの。

• 予算
  費目

  支出を旅費、消耗品費などに分ける分類。

• 予算
  別財源・自己負担

  助成金で賄わない研究費を補う資金。

• 公募確認
  重複助成

  同一・関連する研究に複数の助成等を受けること。条件は制度ごとに異なる。

• 採択後
  交付決定・採択通知

  助成する研究、金額、条件などを知らせる通知。制度ごとに呼称が異なる。

• 採択後
  証憑

  支出や取引の事実を示す書類等。本サイトでは記録の保存場所まで管理する。

• 採択後
  計画変更

  当初の研究内容、費目、所属、期間などを変更すること。

• 採択後
  残額返還

  使われなかった助成金などを制度の条件に従って返す手続き。

• 採択後
  成果報告

  実施した研究と得られた知見、限界等を助成元へ報告すること。

• 申請
  研究計画

  問い、方法、資料、期間、予算を結び付けた実施の計画。

• 制度設計
  審査の利益相反

  審査者と応募者等の関係により、公平な判断への懸念が生じる状態。

• 応募の準備
  研究代表者：応募・実施・報告の担当を確かめる

  研究代表者は、研究計画の中心となる責任者として制度が位置付ける人です。申請者、経費担当、所属長が常に同じ人とは限りません。

• 応募の準備
  共同研究者：参加の形と担当作業をそろえる

  共同研究者は、研究の一部を共同で担う人です。協力者、助言者、外注先などと同じ扱いとは限らず、役割と制度上の条件を確認します。

• 採択後の管理
  機関口座：所属先で受け取る条件を読む

  機関口座は、大学や研究機関等が管理する資金受取口座です。研究者個人の口座と異なり、機関の受入れと会計処理を伴います。

• 採択後の管理
  受入手続き：採択から機関管理へつなぐ

  受入手続は、助成金等を機関で管理できる状態へ整える手続です。採択の連絡だけで完了したと考えず、必要書類と担当を確認します。

• 応募の準備
  概算：未確定の金額に根拠を付ける

  概算は、計画段階で仮定と根拠を置いて見積もる金額です。確定価格ではないため、何を基に計算したかと再確認の時点を残します。

• 応募の準備
  見積書：条件と有効期限を読む

  見積書は、取引先が条件と価格を示す資料です。申請予算の根拠になりますが、請求書や支払済みの証拠とは役割が異なります。

• 採択後の管理
  発注：購入の約束をする前に確認する

  発注は、品物やサービスの提供を依頼して取引を進める段階です。見積取得や予算への計上とは異なり、費用や取消条件が生じ得ます。

• 採択後の管理
  納品書：届いた物と注文を照合する

  納品書は、何が届けられたかを示す取引資料です。支払済みを示す領収書や、内容を確かめた検収記録とは区別します。

• 採択後の管理
  検収：納品確認と支払をつなぐ

  検収は、納められた物やサービスが注文した内容に合うかを確認する手続です。受け取ったことだけで完了とは限りません。

• 採択後の管理
  請求書：支払依頼の内容を照合する

  請求書は、取引先が支払を求める内容を示す資料です。請求が来たことと、納品・検収・支払が済んだことは別です。

• 採択後の管理
  領収書：支払記録と研究用途を結び付ける

  領収書は、代金を受け取ったことを示す資料です。研究費の精算では、購入内容や利用目的を示す他の資料と組み合わせる場合があります。

• 採択後の管理
  立替払い：個人の支払と機関の精算を分ける

  立替払いは、本来の支出主体に代わって一時的に個人等が払う方法です。研究費で後日精算できるかは、支払前の条件確認が必要です。

• 応募の準備
  外注費：成果物と作業範囲を先に決める

  外注費は、研究に必要な作業を外部へ委託する費用として使われる区分です。名称だけで対象可否を決めず、作業範囲と成果物を明らかにします。

• 応募の準備
  謝金：依頼内容と支払条件を記録する

  謝金は、協力や役務等への謝礼として扱われる費用です。雇用賃金や外注費との区分は、名称だけで決めず機関の担当へ確認します。

• 採択後の管理
  備品台帳：購入物の所属と保管を残す

  備品台帳は、機関が管理する物品の所在や管理情報を記録する帳簿です。助成で買った物が対象となるかは、機関の基準を確認します。

• 採択後の管理
  未使用額：残高と使える予算を分ける

  未使用額は、助成金のうち使わず残る額を指します。口座残高には未払い分が含まれることがあるため、取引状態を照合して確定します。

• 採択後の管理
  会計報告書：実支出と証憑をそろえる

  会計報告書は、助成金をどの費用へいくら使ったかを示す書類です。研究で何が分かったかを説明する成果報告とは役割が異なります。

• 採択後の管理
  謝辞：助成元の指定表記を確認する

  謝辞は、成果物で研究支援を受けたことを明示する記載です。助成元が指定する名称や番号、対象成果物を確認して使います。