少額研究費：調査出張が中止になった時の記録は

予約ごとの状態を整理する

交通、宿泊、施設利用等について、取消日、返金額、取消料、未処理の請求を一覧にします。実際に利用しなかった費用を、実施した旅費としてまとめないようにします。業者から届いた取消条件と返金予定を保存します。

研究計画への影響を説明する

訪問できなかったことで、資料入手や調査がどこまでできなくなったかを整理します。オンライン面談等へ切り替えるなら、その方法が研究上適切かと、同意・許可が対応するかを確認します。予算の残額だけを見て別の旅行を入れません。

返金まで台帳を開いておく

カードへ返金された日と業者の取消日が違う場合があります。立替精算済みなら、返金が精算額へどう反映されるかを機関へ連絡します。返金待ちを支出確定や未使用確定に混ぜないようにします。

取消料を助成から払えるかは、理由や制度の条件によります。担当へ事実と証拠を示して判断を受け、終了報告には実際に行った作業と費用を記載します。