ソフトやデータベースの契約期間が助成を超えます

契約期間と助成期間を重ねる

ソフトやデータベース等の契約開始日、終了日、請求日、更新日を確認します。年額を一括払いしても、利用期間の一部が研究終了後なら全額を計上できるとは限りません。期間按分を認めるかも、制度と機関へ確認する事項です。

短期利用と年契約を比べる

月契約が割高でも、今回の研究に必要な期間だけ使えるなら総額が小さくなる場合があります。逆に年契約しかない資料もあります。費用だけでなく利用者数、データの取得・保存条件、解約後の閲覧可否を確認し、研究の継続に必要な条件を整理します。

更新と証憑を管理する

自動更新の有無、通知先、解約を判断する担当を決めます。請求書だけでなく利用期間を示す契約情報や利用確認が必要になることもあるため、機関の指示に従って保存します。

助成終了後も契約が続くなら、どの財源で支払うかを先に決めます。研究者の個人契約を後で機関へ移せると見込まず、契約主体とアカウントの扱いを発注前に確認します。