一つの購入を二つの研究費で分けられますか

合算を認める条件を読む

研究内容の併用可否と、一つの取引の費用を分ける可否は別です。助成元の条件に加え、機関で実行できる購入・会計処理を確認します。科研費には定められた条件での合算使用等の説明がありますが、民間助成にも同じ扱いがあるとは限りません。

負担額の根拠を記録する

利用量、研究への対応、購入物の構成など、なぜその配分になるか説明できる材料を整理します。予算残高の都合だけで半分ずつにするのではなく、機関が認める合理的な方法を確認します。証憑をどう対応させるかも決めます。

変更や返金も同じ対応で処理する

購入額が変わった、返品で返金された、片方の助成が対象外になった場合は、分担額を再確認します。元の配分だけを残すと実際の費用と報告が合わなくなります。

双方の助成番号、金額、承認、支出証拠の場所を一つの記録で追えるようにします。片方の担当へ説明したから全体が承認されたと考えず、必要な確認をそろえてから購入します。